Qualidade e organização
Uma auditoria 5S em uma empresa visa promover a organização, limpeza e padronização do ambiente de trabalho, resultando em maior eficiência e segurança. As auditorias ISO, por sua vez, são importantes para assegurar que a empresa cumpre padrões internacionais de qualidade, melhorando processos, produtos e serviços, aumentando a satisfação do cliente e a competitividade no mercado.
Para manter a organização na SPI, nós utilizamos uma metodologia chamada Programa 5S. Este modelo japonês é baseado em 5 sensos que visam melhorar o ambiente de trabalho e a performance das atividades. Ele é composto pelas palavras: seiri, seiton, seiso, seiketsu, shitsuke.
• Seiri – descarte, utilização, seleção - Refere-se à prática de manter no ambiente de trabalho somente os itens essenciais para a atividade que está sendo realizada;
• Seiton – ordenação, arrumação, organização - Refere-se à disposição dos objetivos, comunicação visual e facilitação do fluxo de pessoas;
• Seiso – limpeza, zelo - Refere-se à necessidade de manter o espaço de trabalho o mais limpo possível. Esta etapa consiste na conscientização dos funcionários de não sujarem o ambiente e se sujar, limpar;
• Seiketsu – higiene, padronização, saúde - Refere-se a padronizar comportamentos, valores e práticas favoráveis à saúde física, mental, emocional e ambiental;
• Shitsuke – autodisciplina, disciplina, manutenção da ordem - Refere-se ao comprometimento com normas e padrões éticos, morais e técnicos e com a melhoria contínua ao nível pessoal e organizacional.
Método de Comprovação
Todos os meses, serão realizadas auditorias para avaliar o desempenho dos funcionários no programa 5S. Desta forma, a pontuação será dada de acordo com o resultado da avaliação. A pontuação deste item é coletiva.
Teremos auditores mensais para cada mês da campanha. Além de realizarem as auditorias, eles também serão responsáveis por analisar discretamente e semanalmente o programa 5S na empresa, ou seja, verificar se os postos de trabalho estão organizados, quem não está usando crachá, quem não está fazendo uso correto das lixeiras etc. Caso alguém seja pego com uma não conformidade, o auditor deve informar a comissão e o participante da campanha será penalizado, perdendo pontos.
Aproveitamos também para disciplinar o uso das salas de reuniões e de Skype. Como é de conhecimento de todos a sala deve ser reservada e após sua utilização ela deve ser devidamente organizada. Neste caso, tomaremos a pessoa que solicitou a reserva como responsável pelo uso da sala e caso o procedimento não seja devidamente cumprido ela perderá pontos no pilar organização.
As avaliações no final de cada mês serão coletivas por departamento.
Valor do item: Até 20 pontos.
A experiência da SPI mostrou que sem qualidade é impossível atingir bons resultados. Por isso dedicamos um pilar para este tema. E como iremos medir se você está aplicando qualidade no que faz? Bem, para isso temos nosso sistema da qualidade, a ISO 9001. Esta é a ferramenta que utilizaremos para pontuar no pilar qualidade. Claro que, neste caso, a pontuação é coletiva por unidade ou departamento.
Método de Comprovação
A consultoria ZMack responsável por nos auditar, elaborou uma planilha composta por itens de entrega retirados do sistema ISSO 9001 de cada unidade de negócio. Desta forma, a avaliação será proporcional à quantidade de itens cumpridos dentro de cada projeto. Vale ressaltar que para esta campanha vamos considerar apenas os projetos abertos e em execução.
A área administrativa será pontuada através da auditoria do Recursos Humanos e Suprimentos.
Valor do item: Até 20 pontos. Estes pontos serão proporcionalmente divididos pela quantidade de itens de ISO9001 auferidos.
Novamente, a nota deste pilar é coletiva, assim, sua atitude influencia a nota de todos. Leve isto em consideração sempre!